Logo

Kiedyś miałam okazję prowadzić rekrutację uczestników pewnego projektu. Rekrutacja odbywała się na podstawie zgłoszeń przesyłanych drogą elektroniczną, czyli e-maila. Właściwie to nic ciekawego, lecz nie dodałam jeszcze, że ówczesna kreatywność kandydatów przeszła moje najśmielsze oczekiwania – poza absolutnie poprawnymi wiadomościami były też zdecydowanie zaskakujące… W związku z tym czy pisanie e-maili to sztuka?

Zaskakujące w powyższym wypadku oznaczało dołączenie do wymaganego formularza zdjęcia kandydata np. w basenie (a zatem w niepełnej garderobie), a pozwolę sobie podkreślić, że projekt, do którego byli zapraszani zainteresowani nie miał bynajmniej nic wspólnego z turystyką lub modelingiem. Dosyć częste było również załączanie formularza do e-maila pozbawionego jakiejkolwiek treści, a czasem nawet tytułu. Brak podpisu, zwrotu grzecznościowego – po prostu nic – pustka. A „na deser” dodam, że wiadomości napływały z bardzo różnorodnych adresów, w tym bardzo osobistych i raczej nieformalnych. Jaki jest efekt takiego działania – z pewnością negatywny.

E-mail to nierzadko sposób na zrobienie pierwszego wrażenia. Naturalne jest, że chcemy aby było jak najlepsze. Jak zatem poradzić sobie w sytuacji, gdy nasz pierwszy kontakt ma miejsce właśnie za pośrednictwem poczty elektronicznej i nie zniechęcić do siebie adresata?

 

OTO KILKA WSKAZÓWEK opartych o zasady netykiety (choć to stosunkowo „świeży” dział etykiety) oraz moje własne doświadczenia i obserwacje:

#1

Stosowny adres e-mail to podstawa. Najbardziej odpowiedni (także w kontaktach prywatnych, nie tylko służbowych) jest adres zbudowany na bazie imienia i nazwiska. Unikamy śmiesznych, „bardzo prywatnych” adresów, np. misiaczek1110@buziaczek.pl lub trudnych do zanotowania np. w trakcie dyktowania przez telefon – au12yyy111@gmail.com.

#2

Starajmy się traktować e-mail jak tradycyjny list na papierze – wówczas będziemy przywiązywać do niego większą wagę. Pamiętamy o zwrotach grzecznościowych, ortografii i poprawności gramatycznej. E-mail musi mieć swój początek i koniec, musi być też zawsze podpisany.

#3

Bezwzględnie wypełniamy pole „temat”. E-mail pozbawiony tematu może zostać pominięty przez odbiorcę w „gąszczu” wielu innych wiadomości.

#4

Szczególnie w korespondencji służbowej wystandaryzowana stopka (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, dane kontaktowe) jest niezwykle istotna. Ponadto jestem zwolenniczką rozwiązania, w którym podpis pod wiadomością stosujemy niezależnie od stopki, a więc podpisujemy e-mail imieniem i nazwiskiem bez względu na to, że znajduje się ono również w stopce.

#5

Zwłaszcza w korespondencji służbowej unikamy emotikonów, łańcuszków, dowcipów.

#6

Dostosowujemy językowo poziom wiadomości do poziomu nadawcy. Jeśli piszemy formalnie, a nasz odbiorca odpowiada mniej sformalizowanym tonem wypada odpowiedzieć podobnie. Uważajmy jednak ze zbytnim spoufalaniem się.

#7

Absolutnie niedopuszczalne jest wysyłanie jednej wiadomości do wielu odbiorców i automatyczne udostępnianie ich adresów e-mail. Gdy jesteśmy do tego zmuszeni pamiętajmy o opcji „kopia ukryta”.

#8

Priorytet wysoki stosujemy tylko wyjątkowo – gdy naprawdę potrzebujemy takiego rozwiązania i chcemy podkreślić rangę wiadomości.

#9

Zawsze informujemy w treści e-maila o przesyłanych załącznikach.

 

PRZYKŁAD wiadomości elektronicznej spełniającej powyższe warunki znajdziecie poniżej.

 

A na zakończenie zachęcam do zapoznania się z niekoniecznie dobrą praktyką e-maila służbowego. O sprawie wiadomości, którą otrzymali pracownicy marketingu Teatru Muzycznego w Poznaniu pisała Gazeta Wyborcza – link do artykułu znajduje się TUTAJ.