Logo

Komunikujemy się codziennie. Na różne sposoby. Gdyby dokładniej przeanalizować metody, z których korzystamy, to prawdopodobnie większość czasu poświęcamy na e-maile, komunikatory, czaty, social media. Rozmawiamy, dyskutujemy, ustalamy coraz więcej spraw „pośrednio”, czyli jeśli się już spotykamy to raczej online, albo do siebie piszemy. W efekcie nasze głowy nierzadko zaprzątają pytania o poprawność w tego typu kontaktach. Przypuszczam, że wciąż wielu z nas dywaguje, chociażby o słynnym „witam” na początku e-maila…

Internet stał się naturalnym i bardzo częstym miejscem, ale tez narzędziem komunikacji, tej zawodowej, jak i prywatnej. Niby jest prościej, ponieważ kontaktować możemy się niemal „od ręki”, ale jednocześnie nie zawsze wiemy, na kogo trafimy po tej „drugiej stronie”. Stąd też temat savoir-vivre w internecie powraca dość często w dyskusjach i pytaniach. Warto zatem podsumować, co wypada, a czego nie, jeśli chodzi o netykietę (powtarzanie nie zaszkodzi).

Określenie „netykieta” pochodzi z ang. netiquette, czyli połączenia słów: net – sieć i etiquette – etykieta. Najprościej rzecz ujmując, jest to zbiór reguł dotyczących dobrego, kulturalnego, ale – co ważne – również bezpiecznego zachowania w internecie. Jest to jednocześnie rodzaj dobrego obyczaju, albowiem są to reguły niepisane. Ważne jest w związku z tym przyjęcie prostej perspektywy: TRAKTUJ INNYCH TAK JAK SAM CHCIAŁBYŚ BYĆ TRAKTOWANY.

Wirtualny świat, szczególnie na różnych portalach społecznościowych, może dawać poczucie anonimowości, stąd też tak istotne jest stosowanie się do kilku kluczowych zasad:

1. Szacunek do rozmówcy wyrażony poprzez posługiwanie się prawdziwymi danymi i wypowiadania w swoim imieniu.

2. Kulturalny ton, poprawny język (w tym poprawność stylistyczna, ortograficzna i interpunkcyjna), stosowne słownictwo (brak wulgaryzmów).

3. Dopasowanie językowe do adresata (jeśli rozpoczynamy dialog na dosyć oficjalnym poziomie, ale osoba po drugiej stronie zmienia ton na bardziej nieformalny, po prostu na to reagujmy).

4. Rozważne komentowanie i ostrożne zamieszczanie informacji (unikanie dwuznacznych stwierdzeń oraz publikacji wrażliwych danych, prywatnych informacji czy zdjęć i filmów, a także ostrożne używanie wykrzykników i dużych liter).

5. Przestrzeganie regulaminu danego portalu, forum, czatu.

6. Poszanowanie dla cudzej własności intelektualnej (uważne weryfikowanie zdjęć i tekstów, wskazywanie autora materiału, z którego korzystamy).

7. Po prostu kultura wypowiedzi.

Poza komunikacją na różnych portalach, to e-mail wydaje się być szczególnie ważnym narzędziem załatwiania wielu spraw. I to prawdopodobnie e-mail dość często powoduje różne faux pas, albo nieuświadomione błędy. O poprawnym pisaniu e-maili można całkiem sporo poczytać, ale niekoniecznie tego typu wskazówki mają odzwierciedlenie w praktyce. A zatem, jakie reguły warto mieć na uwadze?

1. STOSOWNY ADRES E-MAIL. Niezależnie, czy mówimy o relacjach zawodowych, czy prywatnych, nie warto używać zbyt skomplikowanych, „wymyślnych”, czy po prostu dwuznacznych (śmiesznych), adresów e-mail. Bądźmy raczej poważni i ułatwiajmy sobie życie (w tym w zakresie możliwości zanotowania naszego adresu przez inną osobę).

2. ZWROTY GRZECZNOŚCIOWE. E-mail musi mieć swój początek i koniec, winien być podpisany.

I tutaj nie sposób pominąć słynne „witam”. Otóż, to Pan Michał Rusinek na pytanie: Dlaczego "witam" ci się nie podoba? - odpowiedział: Uważam, że używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem. Gospodarze witają mnie w swojej przestrzeni, więc powiedzenie "witam" jest jak najbardziej na miejscu. Kiedy studenci piszą do mniej mejle, które zaczynają się od "witam", to jak mam to odebrać? Że internet jest ich przestrzenią, że są jego gospodarzami? („Jest słowo "witam" na początku listu? To nie odpowiadam”, Gazeta Wyborcza, 21.04.2012). To od tych słów rozpętała się „burza” wokół słowa „witam” – jego stosowności, bądź nie, w różnych sytuacjach. A „witam” funkcjonuje przecież współcześnie dość często jako zwrot grzecznościowy rozpoczynający e-mailową korespondencję, zarówno w sytuacjach prywatnych, jak i służbowych.

Pan Michał Rusinek proponuje zastąpienie e-mailowego „witam” sformułowaniem „Szanowna Pani/Szanowny Panie” niemal w każdej sytuacji, choć dla wielu nie są to zwroty pasujące do każdej okoliczności. Z kolei najprostsze „Cześć” bywa często zbyt nieoficjalne. Brakuje zatem słowa pośredniego, które mogłoby być bezpiecznie kierowane do tych, którzy wolą luźniejszą formę, ale też jeszcze ich za bardzo nie znamy. Stąd też w zastępstwie pojawia się nierzadko „Dzień dobry” (odczytywane czasem wieczorową porą...).

Wydaje się zatem, że praktycznej stronie e-mailowej korespondencji bliższy jest Prof. Jerzy Bralczyk, dla którego „witam” również nie jest idealnym zwrotem, jednakże bierze on pod uwagę zmiany pokoleniowe wpływające na nasz język. W konsekwencji mogą one spowodować, że „witam” w e-mailu stanie się akceptowalne, choć w wielu „poradnikach” można przeczytać, żeby nigdy nie używać takiego sformułowania. Ale, czy większą gafą niż użycie „witam” nie byłoby pominięcie jakiegokolwiek powitania?

Z kolei, kończąc wiadomość zastosujmy zwrot dostosowany go do tego, którym rozpoczęliśmy. Jeśli wiadomość zaczęliśmy poprzez Szanowni Państwo/Szanowny Panie zakończymy następująco:

- Z poważaniem lub

- Łączę wyrazy szacunku lub

- Z wyrazami szacunku.

Gdy zaś początek był „luźniejszy” użyjmy:

- Pozdrawiam lub

- Z pozdrowieniami (choć pozdrowienia na końcu e-maila również miewają swoich przeciwników).

Co ważne nie stawiamy przecinka po formułach pożegnalnych!

3. Pole „TEMAT”. Warto mieć na uwadze, że e-mail pozbawiony tematu może zostać pominięty przez odbiorcę w „gąszczu” wielu innych wiadomości. To zatem raczej wskazówka praktyczna.

4. WYSTANDARYZOWANA STOPKA (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, dane kontaktowe). Warto z niej korzystać, szczególnie w korespondencji służbowej. Świadczy o profesjonalizmie. Można z niej rezygnować, przy dłużej wymianie e-mali.

5. STOSOWNY JĘZYK. Dostosowujemy językowo poziom wiadomości do poziomu nadawcy. Jeśli piszemy formalnie, a nasz odbiorca odpowiada mniej sformalizowanym tonem wypada odpowiedzieć podobnie. Uważajmy jednak ze zbytnim spoufalaniem się.

6. INFORMACJA ZWROTNA. Gdy otrzymujemy e-mail winniśmy na niego odpowiedzieć, szczególnie jeśli ktoś kieruje w nim do nas zapytanie. Zwyczajowo na odpowiedź dysponujemy czasem maksymalnie do 3 dni od otrzymania wiadomości. Gdyby jednak z jakiś powodów okazało się, że nie jest to możliwe z naszej strony, uprzejmym rozwiązaniem będzie krótka wiadomość wyjaśniająca zaistniałą sytuację ze wskazaniem terminu przesłania przez nas pełnej odpowiedzi.

Co więcej, miłym i serdecznym gestem jest praktyka odpowiadania na e-maile w ogóle, także w sytuacjach, w których mogłoby wydawać się to zbędne i niekoniecznie potrzebne. Proste „dziękuję” jako reakcja na otrzymany załącznik lub informacje, na które z kimś wcześniej się umówiliśmy, to nic innego jak wyraz dobrego wychowania. Ponadto jest to po prostu potwierdzenie faktu otrzymania przez nas wiadomości, dzięki czemu nadawca nie będzie maił wątpliwości, iż komunikat do nas dotarł. To zwyczajnie użyteczne i wygodne rozwiązanie.

7. Absolutnie niedopuszczalne jest wysyłanie jednej wiadomości do wielu odbiorców i automatyczne udostępnianie ich adresów e-mail. Gdy jesteśmy do tego zmuszeni pamiętajmy o opcji „kopia ukryta”.

8. Warto też poinformować adresata w treści e-maila o przesyłanych załącznikach.

Podsumowując, po prostu dbajmy o naszą komunikację. Powodzenia!

A tak na marginesie PS piszemy bez kropek.

Photo courtesy of Gratisography