Logo

Ludzie listy piszą zwykłe polecone piszą, że kochają, nie śpią, klną, całują się.
Ludzie listy piszą nawet w małej wiosce,  listy szare, białe, kolorowe... – tak jest według piosenki.  A w rzeczywistości? Piszą czy nie piszą – oto jest pytanie?

 

Bo czy dla przeciętnego Kowalskiego list tradycyjny napisany odręcznie na kartce papieru coś jeszcze znaczy? Czy ktokolwiek jeszcze w ten sposób kontaktuje się z mieszkającym daleko przyjacielem, kolegą, kuzynem? Prywatnie prawdopodobnie zdecydowanie wygrywa e-mail – jest szybszy, tańszy, wymaga po prostu mniej „zachodu”. Z drugiej strony tradycyjna korespondencja niesie za sobą prawdziwą wyjątkowość – piękną papeterię, osobiście zapisany tekst, własnoręczny podpis, a kiedyś (dawno, dawno temu) także zapach perfum na papierze. Wiele lat temu (setki lat temu) była koniecznością ze względu na brak innych metod wymiany informacji i z czasem rozwinęła się w prawdziwą sztukę – sztukę, którą w ogólnie obowiązujące zasady korespondencji przekształcił król Francji Ludwik XIV (stąd też mówimy o korespondencji w stylu francuskim).

Dzisiejszy pośpiech, duża częstotliwość i wielość kontaktów, a także rosnąca potrzeba skutecznego zarządzania czasem w pewnym sensie zabijają taką formę komunikacji. I o ile prywatnie zwyczaj osobistego pisania listów odchodzi w niepamięć, to zawodowo list tradycyjny wciąż towarzyszy większości z nas. Oficjalne pismo, dziś pisane na komputerze, ale z odręcznym podpisem jest bowiem nieustająco kluczową metodą komunikacji w relacjach służbowych, a także sposobem na podkreślenie rangi sprawy, której taki list dotyczy. Co więcej, w wielu sytuacjach jest niezbędny, gdyż zawierając własnoręczny podpis nadawcy jest jedynym honorowanym sposobem komunikowania.

Mogłoby się wydawać, że skoro sztuka pisania listów jest tak „leciwa”, to każdy z nas znakomicie ją opanował i dobrze radzi sobie z redagowaniem różnorodnych pism. Niestety moje osobiste doświadczenia wskazują, iż bywa z tym różnie. W moim odczuciu coraz mniej dbamy o listy (być może z powodu opisywanego powyżej pośpiechu), są one coraz mniej dopracowane i zgodne z klasycznymi zasadami etykiety. Bo naturalnie etykieta dotyka także sfery korespondencji i w istotnym stopniu ją reguluje, po raz kolejny ułatwiając nam życie. Co zatem warto o liście tradycyjnym wiedzieć, szczególnie w relacjach zawodowych?

Oto kilka wskazówek (dotyczących najbardziej popularnej w Polsce) korespondencji w stylu francuskim:

#1

SZACUNEK TO PODSTAWA

Przygotowując list służbowy musimy zawsze mieć na uwadze, iż każdemu adresatowi, bez względu na to, czy zwracamy się do szefa wielkiej firmy, czy też do indywidualnego klienta, należy się szacunek.

Szacunek ten wyrażamy wielorako – poprzez sposób zwracania się do odbiorcy, treść listu i jego formę, a także zwyczajną uprzejmość. Winston Churchill swą wyjątkową grzeczność w korespondencji tłumaczył następująco: Niektóre narody nie lubią takiego ceremonialnego stylu. Ale, w gruncie rzeczy, jeśli musimy kogoś zabić, nic nie kosztuje być przy tym uprzejmym.

 

#2

ELEGANCKI I STOSOWNY WYGLĄD

Dbamy o wygląd pisma, tj.:

• jego układ – margines (klasycznie ok. 4 cm z lewej strony i na dole oraz ok. 3 cm z prawej strony i na górze) i wcięcia (tabulator i/lub oddzielenie każdego akapitu za pomocą jednej interlinii). Warto wiedzieć również, iż duży odstęp pomiędzy właściwym tekstem a zwrotem grzecznościowym jest sposobem na okazanie szczególnego uznania adresatowi (jest stosowany w pismach do wysokiej rangi osobistości – wówczas treść właściwą zaczyna się zwykle w połowie strony listu).  Pamiętajmy też, iż niewskazane jest zapisywanie całej kartki od dołu do góry;
• papier – standardowo formatu A4. Zarówno papier, jak i koperta powinny być czyste i schludne;
• druk – list oficjalny drukujemy jednostronnie (choć nie jest to do końca zgodne z ekologią), a przy dużej ilości stron stosujemy numerację. A tak na marginesie w tradycji anglosaskiej na kolejnej stronie powtarza się ostatnie słowo z poprzedniej strony.

 

#3

NALEŻYTA TREŚĆ

• rozpoczynamy od zamieszczenia daty przygotowania listu i nazwy miejscowości w prawym górnym rogu;
• następnie wskazujemy dane nadawcy w lewym górnym rogu (czasem z nich rezygnujemy, gdy pismo jest przygotowane na tzw. papierze firmowym, który zawiera szczegółowe dane np. w stopce);
• kolejno wpisujemy dane adresata, czyniąc to poniżej z prawej strony (mniej więcej na poziomie „daty i miejscowości”). Co istotne, wpisując personalia nie pomijamy tytułu w pełnej formie (właściwe będzie zatem „Szanowny Pan”, a nie” Sz.P”);
• przed właściwą treścią bezwzględnie stosujemy zwrot grzecznościowy i na jego końcu stawiamy przecinek, a nie wykrzyknik (ten ostatni dopuszczalny jest jedynie w korespondencji prywatnej). Taki zwrot to np.: Szanowni Państwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie, a niekiedy Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Ministrze. Szczególnie polecam zapisywanie go odręcznie, gdyż będzie to wyraz specjalnego uznania dla osoby, do której kierujemy list. Co więcej w dobrym tonie nie będzie zwracanie się do kogoś po imieniu, np. Szanowna Pani Kasiu!
• starannie przygotowujemy właściwą treść pisma, dbając o stylistykę, ortografię (bardzo pomoże nam w tym wypadku komputer) oraz czytelność i jasność przekazu. Rozpoczynamy małą literą (piszemy bowiem po zwrocie grzecznościowym zakończonym przecinkiem);
• kończymy bezwzględnie zwrotem grzecznościowym, np. Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku (podobnie jak w zwrocie rozpoczynającym list na końcu stawiamy przecinek);
• zawsze podpisujemy list własnoręcznie (nawet, gdy ktoś go w naszym imieniu przygotował). A jeśli zdarzy się, że list podpisywany będzie przez kilka osób, wówczas zgodnie z precedencją podpis po prawej stronie będzie podpisem najistotniejszym, a najmniej ważny ten w środku;
• podajemy również informację o załącznikach – o ile występują;
• i jeżeli pismo ma trafić do wielu odbiorców zaznaczamy to za pomocą zwrotu: kopia do wiadomości, a następnie wymieniamy osoby lub stosujemy skrót a/a (ad acta).

 

A na zakończenie kilka najczęściej popełnianych korespondencyjnych „grzeszków”:

1. Sz.P. – nie tylko na kopercie (tutaj jest akceptowalne), ale także w nagłówku adresata w samym liście lub w ogóle jego brak.
2. Brak zwrotu grzecznościowego, szczególnie gdy list jest kierowany do instytucji jako takiej, a nie do konkretnej osoby. Pamiętajmy  wówczas o formule: Szanowni Państwo.
3. Niestaranny układ listu (np. brak justowania, akapitów) i niejednolite formatowanie tekstu, po prostu "bylejakość".
4. Druk dwustronny i zapisywanie całej strony od początku do końca, bez zachowania właściwych proporcji.
5. Wysyłanie pojedynczej kartki papieru w dużej kopercie (bez złożenia), co powoduje, iż list po otwarciu jest pognieciony i nieelegancki.

 

Zrobiło się nieco poważanie, ale list to sprawa wysokiej wagi….

 

PS. W galerii odnajdziecie przykładowy list, który obejmuje w/w zasady, choć jego treść jest naturalnie fikcyjna.