Co widać przez telefon?
Gdy myślę telefon, w mojej głowie pojawia się hasło rozmowa, dalej: komunikacja, wymiana myśli, kontakt, dyskusja, informacja, wreszcie zaangażowanie i przyjemność. Ale czy zawsze telefoniczna konwersacja pozytywnie wpływa na nasz nastrój, czy też niekoniecznie? I czy coś przez telefon widać? Prawdopodobnie odpowiedzią będzie… to zależy….
Tak niezwykle często odpowiadają osoby rozmawiające ze mną na temat etykiety i dobrych manier, zarówno uczestnicy moich szkoleń, jak i moi bliscy oraz znajomi. Zazwyczaj ich zdaniem wiele naszych zachowań jest determinowanych okolicznościami i tym kogo spotykamy, a konkretnie w przypadku telefonu – z kim rozmawiamy. To w pewnym sensie słuszne założenie, ale warto mieć na uwadze także pewne uniwersalne reguły, niezależne od wskazanych czynników.
Dziś zatem chciałabym przywołać temat, który gościł już na blogu ponad 2 lata temu (HALO, HALO… CZEGO?), tym bardziej, że wrócił do mnie w związku z moimi odwiedzinami Radio Lublin na zaproszenie Pani Magdaleny Kowalskiej do audycji „Czerwona kartka”. Rozmawiałyśmy właśnie o kulturalnej konwersacji telefonicznej. Ja dziś uzupełnię ją co nieco o reguły poprawnego sms-owania.
Generalnie rozmowy telefoniczne, o ile zależy nam na dobrym wrażeniu i cenimy kulturę osobistą, niosą za sobą pewne wymagania. Na początek zatem taki banał – bądźmy mili i kulturalni. Przyjemny, niewysoki ton w połączeniu z niewidzialnym, aczkolwiek słyszalnym uśmiechem, stanowią warunek podstawowy i konieczny dobrej konwersacji. Przyjmijmy kluczowe założenie, iż rozmowa telefoniczna nie różni się tak naprawdę od tradycyjnego kontaktu oko w oko, albowiem analogicznie wymaga zachowania stosownych reguł i dbałości o dobrą atmosferę.
Rozpocznijmy od tego, iż komunikujemy się w określonych godzinach. Kontakty służbowe dopuszczalne są w godzinach pracy instytucji, organizacji, firmy a towarzyskie zwykle w godzinach 9.00-21.00 (weekendy nieco później, szanujmy innych i ich potrzebę snu).
Odbierając telefon (także komórkowy) zawsze się przedstawiamy. Przedstawianie się dotyczy także telefonu prywatnego z wyjątkiem sytuacji, w której dzwoni do nas znajomy, którego numer znamy. Formuła obligatoryjnego przedstawiania się w trakcie odbierania dzwoniącego telefonu, szczególnie komórkowego, zazwyczaj budzi opór i niechęć większości ludzi, gdyż najczęściej prezentujemy założenie wskazujące, iż jeżeli ktoś kto do nas dzwoni, to wie do kogo się dodzwonił. Ale czy na pewno? Pamiętajmy o szacunku, który w tym wypadku wzmocniony może zostać poczuciem komfortu, które dajemy osobie dzwoniącej do nas. Wypowiadając wyraźnie imię i nazwisko po prostu gwarantujemy jej pewność, iż właściwie się dodzwoniła.
Pamiętajmy, że odbieranie telefonu w towarzystwie jest nieeleganckie. Jeśli zmuszeni jesteśmy odebrać telefon w trakcie spotkania, powinniśmy przeprosić jego uczestników i bezwzględnie opuścić pomieszczenie, w którym odbywa się spotkanie.
Rozmawiając przez telefon nie wykonujemy innych czynności, tj. nie jemy, nie pijemy, nie żujemy gumy, nie czytamy plotek w internecie, itp.! Wyjątek stanowią naturalnie sytuacje służbowe, gdy rozmawiając przez telefon musimy np. sprawdzić coś w komputerze.
Następnie pamiętajmy, że jeśli nie możemy dodzwonić się do naszego odbiorcy czekamy maksymalnie 6 sygnałów, a następnie korzystamy z możliwości nagrania na poczcie głosowej, szczególnie gdy nagranie zostanie uruchomione (nikt z nas nie lubi odsłuchiwać trzasków, hałasów i innych dźwięków w tle, nieprawdaż?).
Zwróćmy uwagę na to, że osoba odbierająca nie kończy rozmowy, ale dzwoniąca - to zasada, która często przysparza nam problem. Starajmy się również nie przedłużać nieustająco konwersacji, aby skończyć ją w stosownym momencie i nie powtarzać się wielokrotnie. Jednocześnie, gdy dojdzie do nieprzyjemnej sytuacji przerwania rozmowy ponownie dzwoni ta osoba, która dzwoniła jako pierwsza. Ponadto bezwzględnie oddzwaniamy, gdy nie mogliśmy odebrać.
Ponadto warto uwzględnić prostą wskazówkę, iż na koniec rozmowy mówimy „do usłyszenia”, chyba że właśnie umówiliśmy się na spotkanie.
Z kolei pisząc SMS-y miejmy szczególnie na uwadze poprawność stylistyczną i ortograficzną. Na marginesie odpowiednia jakość języka jest ważna również podczas rozmowy telefonicznej – ale to chyba oczywiste. Starajmy się zatem nie śpieszyć, nie nadużywajmy skrótów i używajmy polskich znaków. Tym samym okazujmy odpowiedni respekt odbiorcy wiadomości m.in. poprzez poprawność językową treści SMS.
Ponadto jeżeli nasza wiadomość nie jest kierowana do bliskiego przyjaciela unikajmy skrótów i emotikonów. Te ostatnie są dopuszczalne jedynie w naprawdę bliskich relacjach.
W kontaktach oficjalnych, moim zdaniem, SMS rzadko będzie właściwym sposobem komunikowania. Im osoba wyższa rangą (czyli po prostu ważniejsza od nas), tym bardziej formalnego traktowania wymaga. W takim wypadku zdecydowanie stosowniejsza będzie rozmowa telefoniczna, ewentualnie e-mail lub jeśli nie jest to sprawa pilna – tradycyjny list. A jeśli musimy zrobić wyjątek koniecznie zastosujmy zwroty grzecznościowe (Szanowny Panie/Szanowna Pani). Możemy z nich zrezygnować jedynie, gdyż wywiąże się dłuższy dialog służący dalszej wymianie informacji. Ponadto bezwzględnie podpiszmy wiadomość i nie zapominajmy o właściwej porze na SMS -owanie. W kontaktach służbowych najodpowiedniejsze będą godziny pełnienia obowiązków przez adresata wiadomości, natomiast prywatnie w kontaktach ze znajomymi działajmy zgodnie z zasadą „zdrowego rozsądku”.
Istotne jest także to, aby na SMS-a zawsze odpowiadać i to możliwie szybko.
Na zakończenie chciałabym podkreślić jeszcze jeden aspekt obcowania z telefonami. Mianowicie potrzebę dbania o stosowną głośność telefonu i optymalne rodzaje dzwonków, które nam towarzyszą. Warto mieć na uwadze, że bezpieczniej jest nie ryzykować narażenia się na śmieszność, szczególnie w sytuacjach zawodowych i wybierać ich standardowe wersje. Nawet najbardziej zabawna piosenka, czy też aktualny hit, wykorzystany jako sygnał telefonu dzwoniącego głośno na służbowym spotkaniu, na którym akurat zapomnieliśmy go wyciszyć, nam nie pomoże. Przeciwnie może wpłynąć negatywnie na nasz wizerunek. Analogicznie zaleca się standardowe nagranie na poczcie głosowej.
Podsumowując, to tyle – niemało, ale i nie dużo. Warto jednakże nie tylko wiedzieć, ale i stosować. A to co „widać” przez telefon, to nasze podejście i atmosfera, którą pragniemy wytworzyć.
A przede wszystkim dostrzec można nasz uśmiech!
Ostatnio dodane komentarze