Logo

Profesjonalizm kojarzy się zwykle dość jednoznacznie, szczególnie gdy mamy z tyłu głowy hasło „etykieta”. Myślimy: odpowiedni strój, punktualność, uprzejmość, właściwy sposób wysławiania się, znajomość zasad obowiązujących w środowisku zawodowym. Do tego pewien dystans, powaga i formalność…

W konsekwencji w wielu głowach pojawia się również hasło „sztywność”. Ale czy rzeczywiście współczesny profesjonalizm musi oznaczać zamykanie w zamknięte ramy i kategoryczne zasady?

Świat zawodowy bardzo się w ostatnich latach zmienił. Pracujemy zdalnie i hybrydowo, spotykamy się online, kontaktujemy przez komunikatory, znacznie szybciej przechodzimy „na ty”, a klasyczny męski garnitur i damski kostium coraz rzadziej są obowiązkowym uniformem biznesowym. Komunikacja stała się bardziej bezpośrednia, relacje mniej formalne, a granica pomiędzy tym, co służbowe i prywatne zdecydowanie mniej wyraźna. Można byłoby zatem pomyśleć, że wraz z formalnością znika również część dawnych reguł. Nic bardziej mylnego.

PROFESJONALIZM NIE WYMAGA SZTYWNOŚCI A WYCZUCIA

To bardzo ważna różnica. Możemy bowiem prowadzić spotkanie w swobodnej atmosferze ale jednocześnie być do niego znakomicie przygotowani. Możemy zwracać się do klienta po imieniu i nadal traktować go z należnym szacunkiem (nie lekceważąc wskazówek etykiety w zakresie przechodzenia na Ty). Możemy przyjść do pracy w mniej formalnym stroju, ale jednocześnie przemyślanym i dopasowanym do miejsca, okazji i roli, którą pełnimy. Możemy użyć nawet emotikonu w wiadomości służbowej, o ile relacja i sytuacja rzeczywiście na to pozwalają (czyli jest to przemyślane).

Z drugiej strony ktoś może pojawić się na spotkaniu biznesowym w idealnie skrojonym garniturze, będąc jednak spóźnionym więcej niż „akademicki kwadrans”, być „mało zainteresowanym spotkaniem” i zerkać nieustająco w telefon, przerywać rozmówcom albo traktować „z góry”.

Te dwie okoliczności generują więc proste pytanie - co w takim razie świadczy o profesjonalizmie? W takich sytuacjach współczesna etykieta okazuje się szczególnie przydatna. Nie jako zbiór sztywnych reguł, których należy przestrzegać, ponieważ „tak wypada”, lecz jako umiejętność właściwego odczytania sytuacji i zadbania o komfort otoczenia. Dobre maniery niezmiennie opierają się na tym samym solidnym fundamencie: szacunku, takcie, życzliwości i uważności. Zmieniają się za to okoliczności, w których musimy je zastosować.

PROFESJONALIZM PRZEJAWIA SIĘ W DROBIAZGACH

To, co szczególnie warto mieć na uwadze to, że nie spektakularne gesty będą świadczyły o profesjonalnym przygotowaniu. Przeciwnie, dość często wystarczą drobne, pozornie mało widoczne zachowania. Warto zastanowić się m.in.:

- czy przychodzimy na spotkanie przygotowani?

- czy bierzemy pod uwagę kto jest naszym rozmówcą?

- czy szanujemy czas innych osób (punktualność!)?

- czy odpowiadamy na wiadomości?

- czy słuchamy, kiedy ktoś mówi, czy w tym samym czasie sprawdzamy telefon?

- czy przedstawiając dwie osoby, robimy to w taki sposób, żeby żadna z nich nie poczuła się niezręcznie?

- czy potrafimy przyznać się do błędu i przeprosić?

- czy potrafimy docenić wysiłek/pracę innej osoby i wyrazić proste „dziękuję”?

Wszystko to wydaje się dość oczywiste. A jednak właśnie takie drobne zachowania tworzą wizerunek osoby, której możemy zaufać i dobrze poczuć się w jej towarzystwie.

Co więcej, budują obraz osoby, która jest też przewidywalna. Czy nie współpracuje się nam dobrze z ludźmi, przy których wiemy, czego możemy się spodziewać? Oddzwaniają, gdy obiecali. Informują, gdy coś się zmienia. Nie każą nam domyślać się, czy przeczytali wiadomość, czy pamiętają o spotkaniu i czy wykonają swoją część zadania. Nie oznacza to bynajmniej, że musimy być dostępni przez dwadzieścia cztery godziny na dobę. Wręcz przeciwnie. Profesjonalizm powinien również obejmować umiejętność wyznaczania granic i szacunek dla granic innych osób. Możliwość wysłania komuś wiadomości o każdej porze nie oznacza automatycznie prawa do oczekiwania natychmiastowej odpowiedzi. O tym pisałam niedawno szerzej na goodmanners.pl.

MNIEJ FORMALNOŚCI NIE OZNACZA MNIEJ SZACUNKU

To chyba jedna z ciekawszych zmian współczesnego świata zawodowego. Coraz częściej rezygnujemy ze sztywnych form, hierarchicznego języka i mocno zaznaczonego dystansu. To akceptowalne, jeśli dzięki temu łatwiej nam się komunikować i współpracować. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy swobodę mylimy z poufałością, a brak formalności – z brakiem zasad.

„Cześć” nie zawsze będzie właściwym początkiem pierwszego maila. Obustronna zgoda na przejście „na Ty” nie oznacza automatycznie, że możemy rozmawiać na każdy temat i zapytać o wszystko. Przyjazna atmosfera w zespole nie daje prawa do komentowania cudzego życia prywatnego. Luźny dress code nie powinien być sygnałem zupełnej dowolności w każdej sytuacji. W konsekwencji współcześnie profesjonalizm polega jeszcze bardziej na umiejętności rozpoznawania różnych granic.

Naturalnie, nie musimy nadawać wszystkim miejscom pracy bardzo formalnej atmosfery. Nie o to chodzi. Klasyczne zasady mogą doskonale funkcjonować we współczesnym różnorodnym otoczeniu, o ile rozumiemy ich sens, a nie jedynie literalną formę.

Z drugiej strony, prawdopodobnie wciąż istnieją miejsca w stosunku, do których mamy oczekiwanie, że będą nieco „sztywniejsze” i bardziej formalne. Chodzi np. o urzędy, gdzie wraz z poziomem, na którym działają (urząd gminy vs. ministerstwo) wolimy odczuwać pewien dystans, gdy przychodzimy z jakąś sprawą. Może on wyrażać się zarówno w sposobie zachowanie, ubiorze, jak i języku, który jest tam używany.

PROFESJONALIZM TO TAKŻE UWAŻNOŚĆ

W świecie, w którym większość z nas jest w biegu i doskwiera nam informacyjne przeciążenie szczególnego znaczenia nabiera jeszcze jedna cecha – uważność. Uważność na drugiego człowieka, zarówno w kontakcie bezpośrednim, jak i tym cyfrowym.

Warto zastanowić się, czy ktoś potrzebuje naszego komentarza, czy raczej chwili spokoju. Czy zwracamy się do drugiej osoby we właściwy sposób, mając na uwadze chociażby ton, język, czy zwroty grzecznościowe? A przede wszystkim na fakt, że siedząca naprzeciwko nas osoba winna być istotniejsza niż kolejne powiadomienie na ekranie telefonu.

Pisałam już na goodmanners.pl, że w świecie nadmiaru bodźców prawdziwą klasą staje się umiejętność słuchania i tworzenia wokół siebie przestrzeni, w której inni czują się komfortowo. W środowisku zawodowym działa to dokładnie tak samo. I prawdopodobnie właśnie dlatego najlepsza definicja współczesnego profesjonalizmu jest znacznie prostsza niż rozbudowany katalog zasad.

To połączenie kompetencji, odpowiedzialności, wyczucia i szacunku dla innych. Nie trzeba być sztywnym. Nie trzeba być przesadnie formalnym. Nie trzeba też znać na pamięć wszystkich reguł etykiety biznesowej (choć naturalnie są pomocne). Warto natomiast wiedzieć, kiedy skrócić dystans, a kiedy go zachować. Kiedy zabrać głos, a kiedy pozostać uważnym słuchaczem. Jak ubrać się stosownie do sytuacji. Jak komunikować się tak, żeby druga osoba wiedziała, czego może się spodziewać.

I wreszcie – jak zachować się w sposób, który nie tylko dobrze świadczy o nas, ale również pozostawia po drugiej stronie poczucie szacunku i komfortu.

Photo courtesy of Gratisography