Logo

Rozmowa wydaje się niczym trudnym – rozmowa jak rozmowa... Bywa jednak, że ta w pracy okazuje się nie tak łatwa. Nie zawsze wiadomo o czym, jakim językiem i na ile bezpośrednio wypada rozmawiać? Dotyczy to zarówno współpracowników, jak i szefa.

 

 

Kiedyś, pisząc o kulturalnej rozmowie zacytowałam Celeste Headlee, która powiedziała w trakcie swojego wystąpienia TED: Słuchajmy się. Nie ma potrzeby uczyć się okazywania, że się słucha, jeżeli się to naprawdę robi (…) Bądźcie zainteresowani innymi ludźmi. To podstawa, coś na początek. Coś co gwarantuje szacunek względem drugiej osoby.

 

W rozmowach służbowych równie istotny będzie charakter wzajemnych relacji. Istnieją bowiem instytucje/organizacje z silną hierarchią, a także takie, w których struktura jest płaska – w efekcie szef jest takim samym „kolegą/koleżanką” z pracy jak pozostali współpracownicy. Ten aspekt relacji – oficjalne vs. nieoficjalne – będzie wpływał zatem na sposób prowadzenia konwersacji. Będzie on generować stopień dystansu i możliwości językowych reakcji oraz poziom sformalizowania naszej wypowiedzi. Także sposób zwracania się do siebie.

 

W układzie hierarchicznym, w którym bardzo istotne są zajmowane stanowiska zwykle obowiązuje dość sformalizowany język. Może być on nawet trochę „urzędowy”, a nawet podniosły. Uprzejmość wprowadzona jest na językowe wyżyny, co nie zawsze oznacza, że jest do końca szczera (niestety). Różnorodne zwroty grzecznościowe, częste stosowanie tytułów, a nawet ich nadużywanie (np. gdy w relacjach codziennych „administracyjnych” zwracając się do Rektora szkoły wyższej używamy uroczystego tytułu  „Magnificencja”) jest częstą praktyką. Będzie miało to miejsce zwłaszcza w kontaktach ze zwierzchnikami, natomiast w relacjach pomiędzy pracownikami będzie mniej oficjalnie, ale wciąż ze sporym dystansem. Spotkamy raczej neutralne, nienacechowane emocjonalnie wypowiedzi. Będzie to też często język pełen żargonu zawodowego, a jednocześnie pozbawiony bardzo potocznych sformułowań, kolokwializmów i zdecydowanie wulgaryzmów. Obowiązywać będzie komunikacja elegancka i poprawna językowo.  

 

W efekcie ważną umiejętnością okaże się w takich organizacjach umiejętność prowadzenia tzw. small talk, czyli lekkiej, niezobowiązującej rozmowy mającej na celu odnalezienie płaszczyzny wspólnych zainteresowań oraz porozumienia. Należy prowadzić ją z wyczuciem. To bowiem dialog, który nie powinien prowadzić do dominacji jednego z rozmówców. Stąd tradycyjnie, z perspektywy small talk-u, bardzo istotne są tematy rozmów. Etykieta podpowiada jakich tematów nie należy poruszać (m.in.: polityka, religia, sprawy moralne i światopoglądowe, stan zdrowia, pieniądze, czy inne osoby nieobecne w danym gronie), a jakie mogą nam ułatwić nawiązanie kontaktu (np.: „nieśmiertelna” pogoda). Być może to nieco anachroniczne podejście, ale czemuś służy. Niczemu innemu jak przyjemnej konwersacji pozbawionej zbędnych dyskusji, potyczek słownych i konfliktów. Zwłaszcza, gdy pozostajemy w relacjach dość oficjalnych.

 

Hierarchiczny układ stanowisk będzie decydował również o możliwościach przechodzenia na „Ty”, gdyż to osoba o wyższej randze będzie inicjować przejście na „Ty” w stosunku do tej na niższym stanowisku (płeć i wiek nie będą mieć znaczenia). Istotne, by zwierzchnik, który jest zwolennikiem oficjalnych form wyrażonych formułą „Pan/Pani” w stosunku do siebie, dochował zasady zwracania się w tożsamy sposób do swoich podwładnych.

 

 

Z drugiej strony spotkać można miejsca pracy z płaską strukturą stanowisk. Tam królować będzie język zdecydowanie mniej sformalizowany, bardziej potoczny, czasem też nacechowany emocjonalnie. Pracownicy i szef będą pozwalać sobie na „więcej” w komunikacji. Język może być dosadny, ale też żartobliwy. Nie może jednak być nazbyt poufały, gdyż to przeczyłoby kluczowej zasadzie w relacjach międzyludzkich jaką jest szacunek.  Stąd warto mieć na uwadze, że o ile współcześnie rozmawiamy niemal o wszystkim, nie zastanawiając się szczególnie nad tym, czy jakiś temat wypadałoby pominąć, to w relacjach służbowych należy się pomyśleć nad tematem rozmowy. Bardzo prywatne tematy mogą być prowadzone w dobrze znanym gronie i raczej w przerwie, niż na forum, np. w trakcie spotkania biznesowego (nawet jeśli jest ono wewnętrzne).

 

Ponadto warto pamiętać, że pomimo dość luźnego sposobu komunikowania nie należy lekceważyć rozmówcy. Będąc w pracy dość często trzymamy w dłoni telefon lub tablet (nie zawsze jest to niezbędne, bo akurat pracujemy), co utrudnia skupienie się na rozmowie i prawdziwie obustronne wymienianie opinii. Aktywne słuchanie to kolejna istotna zasada.

 

 

Abstrahując od dwóch skrajnych sytuacji opisanych powyżej z pewnością istnieje jeszcze coś „po środku”. Są bowiem organizacje, w których stosunki zmieniają się w czasie i zależą w głównej mierze od szefa, albo ich pracowników. Każdy wnosi do miejsca pracy pewne poznane dotychczas reguły, własne doświadczenia, a także przyzwyczajenia. Powstaje wówczas swego rodzaju mix, który nie oznacza niczego złego, o ile jest czytelny i jasny dla każdego. Warto pracować zatem nad stworzeniem zrozumiałego i zdefiniowanego sposobu komunikowania się w miejscu pracy.

 

 

 

Podsumowując, normy regulujące językowe zachowania grzecznościowe należą do norm społecznych, których przekroczenie wywołuje sankcje w postaci narażenia się na miano osoby niewychowanej (za: M. Marcjanik). Nikomu prawdopodobnie na tym nie zależy.