Logo

Pozornie list tradycyjny, na kartce papieru, bywa coraz rzadszy, szczególnie w korespondencji prywatnej (tutaj wygrywa raczej e-mail), ale zawodowo ciągle sporo znaczy. Pisujemy pisma, ale ich jakość pozostawia wiele do życzenia.

 

Aby jakość korespondencji na papierze była odpowiednia niezbędne jest zastosowanie się do kilku  ogólnie przyjętych zasad.

 

Przede wszystkim przygotowując list służbowy musimy zawsze mieć na uwadze, iż każdemu adresatowi, bez względu na to, czy zwracamy się do szefa wielkiej firmy, czy też do indywidualnego klienta, należy się szacunek.

 

Dbamy zatem o wygląd pisma – jego układ, margines i wcięcia. Duży odstęp pomiędzy właściwym tekstem a zwrotem grzecznościowym jest sposobem na okazanie szczególnego uznania adresatowi.

 

Rozpoczynamy od zamieszczenia daty przygotowania listu i nazwy miejscowości w prawym górnym rogu, następnie wskazujemy dane nadawcy w lewym górnym rogu (rezygnujemy, gdy pismo jest przygotowane na tzw. papierze firmowym). Kolejno wpisujemy dane adresata, czyniąc to poniżej z prawej strony (mniej więcej na poziomie „daty i miejscowości”). Co istotne, wpisując personalia nie pomijamy tytułu w pełnej formie (właściwe będzie zatem „Szanowny Pan”, a nie” Sz.P”). Przed właściwą treścią bezwzględnie stosujemy zwrot grzecznościowy (Szanowna Pani/Szanowny Panie) i na jego końcu stawiamy przecinek, a nie wykrzyknik (ten ostatni dopuszczalny jest jedynie w korespondencji prywatnej). Warto zapisać go odręcznie, gdyż będzie to wyraz specjalnego uznania dla osoby, do której kierujemy list.

 

Właściwą treść rozpoczynamy małą literą (piszemy bowiem po zwrocie grzecznościowym zakończonym przecinkiem). Bezwzględnie kończymy też zwrotem grzecznościowym, np. Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, Łączę wyrazy szacunku (na końcu stawiamy przecinek). Zawsze podpisujemy list własnoręcznie.

 

Podajemy również informację o załącznikach – o ile występują.

 

Listy oficjalne drukujemy jednostronnie, a przy dużej ilości stron stosujemy numerację.

 

 

Wyszło pięknie.

Warto wiedzieć, iż w ten sposób korzystamy z korespondencji w stylu francuskim.