Logo

SZACUNEK W PRACY ZDALNEJ

Zdjęcie do artykułu

W związku z tym, że sytuacja epidemiczna się nie zmienia i zasady dobrego wychowania wciąż nie wydają się priorytetowe, warto podchodzić do nich pragmatycznie – brać z nich to, co obecnie może szczególnie przydać się każdemu z nas. Tym razem sięgnąć do wskazówek netykiety.

 

Netykieta w dużym skrócie dobre maniery w Internecie, zarówno w zakresie komunikacji e-mailowej, jak i tej prowadzonej za pośrednictwem różnych komunikatorów. Jest to wciąż dość „świeża” dziedzina, która stale się tworzy i w konsekwencji nie na wszystkie wątpliwości/pytania odpowiada, ale w obecnych warunkach jest wyjątkowo użyteczna. Nie raz pojawiała się też na goodmanners, ale do ważnych spraw warto powracać.

Wielu, bardzo wielu, z nas pracuje aktualnie zdalnie i na co dzień wykorzystuje e-mail jako istotne, jeśli nie najważniejsze obok telefonu, narzędzie pracy. E-mail staje się zatem jeszcze mocniejszym sposobem na kreowanie pierwszego wrażenia, budowanie relacji i wymianę informacji, a także instrumentem oceniania (choćby ze strony pracodawcy). Starajmy się zatem przywiązywać do niego należytą wagę, traktując go jak prawdziwy list. Niech pośpiech i natłok zajęć nie zwalniają nas z odpowiedzialności za to jak się komunikujemy.  

 

Po pierwsze, miejmy na uwadze korzystanie ze STOSOWNEGO ADRESU E-MAIL. W pracy najczęściej w taki jesteśmy wyposażeni, ale gdyby zdarzyło się tak, że z jakiegoś powodu używamy również adresu prywatnego pamiętajmy, że najbardziej odpowiedni jest ten zbudowany na bazie imienia i nazwiska. Ma bezsprzeczne zalety – łatwo go z nami powiązać, jest prosty i wygodny do zanotowania (np. w trakcie rozmowy przez telefon). Wymyślne i nazbyt „kolokwialne” adresy mogą nam bardziej zaszkodzić niż pomóc.

 

Po drugie, przygotowując wiadomość NIE POMIJAJMY POLA „TEMAT”. E-mail pozbawiony tematu może zostać zignorowany przez odbiorcę w „gąszczu” wielu innych wiadomości. Wskazany temat zwyczajnie ułatwi pracę po obydwu stronach komputera, gdyż wiele osób rozpoczyna analizę poczty właśnie od przeglądu tematów e-maili.

 

Po trzecie, konstruując samą wiadomość bezwzględnie DBAJMY O ZWROTY GRZECZNOŚCIOWE. Im bardziej formalna wiadomość tym formalniej rozpoczynajmy. Stąd zaleca się zwroty takie jak:

- Szanowni Państwo – gdy piszemy do instytucji/firmy, ale niejako bezosobowo (nie wskazujemy konkretnego adresata);

- Szanowna Pani/Szanowny Panie – gdy piszemy do konkretnej osoby (niekiedy możemy dodać stanowisko, np. Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze, itp.).

 

Jeśli natomiast korespondencja nie jest tak sformalizowana wiele osób ma problem z tym jak rozpocząć, mając wątpliwości, czy właściwe będzie:

- Dzień dobry (co jeśli ktoś odczyta wiadomość wieczorem?);

- Pani Katarzyno (jeśli to pierwszy e-mail, czy nie będzie zanadto spoufalający się?);

- Cześć (to już właściwie tylko przy bliskiej znajomości);

-Witam?

 

W tym ostatnim przypadku wątpliwości jest prawdopodobnie najwięcej, choć to jeden z najczęściej stosowanych zwrotów. Odkąd Pan Michał Rusinek napisał, że przestaje odpowiadać na listy, które rozpoczynają się od "witam" rozpętała się poważna dyskusja wokół tego zwrotu. Według Pana M. Rusinka używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem („Jest słowo "witam" na początku listu? To nie odpowiadam”, Gazeta Wyborcza, 21.04.2012). Według Prof. Jerzego Bralczyka „witam” również nie jest idealnym zwrotem w e-mailach, jednakże bierze on pod uwagę zmiany pokoleniowe wpływające na nasz język. Moim zdaniem pomiędzy „Szanowna Pani/Szanowny Panie”, a np. „Cześć” niezwykle trudno znaleźć jakiś kompromis – brakuje bowiem słowa pośredniego, które mogłoby być bezpiecznie kierowane do tych, którzy wolą luźniejszą formę, ale też jeszcze ich za bardzo nie znamy. Stąd trudno jest tak jednoznacznie przekreślać „witam” i całkowicie z niego rezygnować.

 

Analogicznie kończąc wiadomość zastosujmy odpowiedni zwrot, dostosujmy go do tego, którym rozpoczęliśmy. Jeśli wiadomość zaczęliśmy poprzez Szanowni Państwo/Szanowny Panie zakończymy następująco:

- Z poważaniem lub

- Łączę wyrazy szacunku lub

- Z wyrazami szacunku.

Gdy zaś początek był „luźniejszy” użyjmy:

- Pozdrawiam lub

- Z pozdrowieniami (choć pozdrowienia na końcu e-maila również miewają swoich przeciwników).

 

Generalnie, w sytuacji wątpliwości przyjmijmy, iż ważniejsze wydaje się stosowanie zwrotów grzecznościowych jako takich i ich niepomijanie. Liczy się przecież intencja. Korzystajmy z własnej intuicji i doświadczenia.

 

W samej treści wiadomości DBAJMY O CZYTELNY I JASNY PRZEKAZ. Uważajmy na poprawność stylistyczną, ortograficzną, językową. Dostosujmy e-mail do „poziomu” nadawcy. Innymi słowy jeśli piszemy formalnie, a nasz odbiorca odpowiada mniej sformalizowanym tonem wypada odpowiedzieć podobnie. Uważajmy jednak ze zbytnim spoufalaniem się. Zwłaszcza w korespondencji służbowej unikajmy emotikonów, łańcuszków, dowcipów. Zawsze informujmy też w treści e-maila o przesyłanych załącznikach.

 

W kwestii zakończenia istotna jest również WYSTANDARYZOWANA STOPKA (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, dane kontaktowe). Warto, aby się pojawiała i była wykorzystywana. Osobiście jestem zwolenniczką rozwiązania, w którym podpis pod wiadomością stosujemy niezależnie od stopki, a więc podpisujemy e-mail imieniem i nazwiskiem bez względu na to, że znajduje się ono również w stopce. Ze stopki rezygnujemy natomiast przy dłuższej korespondencji, gdy kolejny raz odpowiadamy na e-maila danej osoby – wówczas powielanie stopki przy każdej naszej odpowiedzi będzie mało użyteczne.

 

Po czwarte, miejmy na uwadze KILKA ASPEKTÓW BARDZIEJ TECHNICZNYCH. Zastanówmy się, czy nasza wiadomość wymaga szczególnego „podkreślenia”, tzn. czy nadamy jej wysoki priorytet? Starajmy się wykorzystywać go wyjątkowo – gdy naprawdę potrzebujemy takiego rozwiązania i chcemy zwrócić uwagę na rangę wysyłanej wiadomości. Pamiętajmy również, że absolutnie niedopuszczalne jest wysyłanie jednej wiadomości do wielu odbiorców i automatyczne udostępnianie ich adresów e-mail. Gdy jesteśmy do tego zmuszeni pamiętajmy o opcji „kopia ukryta”.

 

Po piąte, miejmy na uwadze KONIECZNOŚĆ UDZIELANIA INFORMACJI ZWROTNEJ. Gdy otrzymujemy e-mail winniśmy na niego odpowiedzieć, szczególnie jeśli ktoś kieruje w nim do nas zapytanie. Zwyczajowo na odpowiedź dysponujemy czasem maksymalnie do 3 dni od otrzymania wiadomości, jednakże może zdarzyć się, że ktoś skierował do nas prośbę o pilną realizację, bądź po prostu wskazał oczekiwany termin. W takiej sytuacji w dobrym tonie będzie zrealizowanie takiej prośby. Gdyby jednak z jakiś powodów okazało się, że nie jest to możliwe z naszej strony (np. e-mail zwrotny wymaga  zgromadzenia dużej ilości danych) znakomitym i uprzejmym rozwiązaniem będzie  krótka wiadomość wyjaśniająca zaistniałą sytuację ze wskazaniem terminu przesłania przez nas pełnej odpowiedzi. Taka prosta czynność zapewni komfort obydwu stronom korespondencji.

 

Co więcej, w moim odczuciu, bardzo miłym i serdecznym gestem jest praktyka odpowiadania na e-maile w ogóle, także w sytuacjach, w których mogłoby wydawać się to zbędne i niekoniecznie potrzebne. Proste „dziękuję” jako reakcja na otrzymany załącznik lub informacje, na które z kimś wcześniej się umówiliśmy, to nic innego jak wyraz dobrego wychowania. Ponadto jest to po prostu potwierdzenie faktu otrzymania przez nas wiadomości, dzięki czemu nadawca nie będzie maił wątpliwości, iż komunikat do nas dotarł. To zwyczajnie użyteczne i wygodne rozwiązanie.

 

 Pominięcie odpowiedzi będzie natomiast dopuszczalne w kilku sytuacjach. Mianowicie, gdy:

- nadawca wyraźnie wskaże, iż nie oczekuje od nas odpowiedzi;

- otrzymujemy wiadomość kierowaną do wielu odbiorców o charakterze promocyjnym i marketingowym, która nie zawiera zapytania, a jedynie ofertę/treść reklamową;

- finalizujemy korespondencję e-mailową trwającą już jakiś czas i jedna ze stron decyduje o jej zakończeniu.

 

Po szóste, BĄDŹMY TAK ZWYCZAJNIE DLA SIEBIE UPRZEJMI. Tak, uprzejmi w e-mailach. Uprzejmość nie kosztuje, a kupić może wszystko (Lady Mary Wortley Montagu).

 

Podobne wpisy

Netykieta czyli sztuka e-mailowania

Kiedyś miałam okazję prowadzić rekrutację uczestników pewnego projektu. Rekrutacja odbywała się na podstawie zgłoszeń przesyłanych drogą elektroniczną, czyli e-maila. Właściwie to nic ciekawego, lecz nie dodałam jeszcze, że ówczesna kreatywność kandydatów przeszła moje najśmielsze oczekiwania – poza absolutnie poprawnymi wiadomościami były też zdecydowanie zaskakujące… W związku z tym czy pisanie e-maili to sztuka?
Więcej...

Witam czy NIE witam Szanowną Panią/Szanownego Pana?

Przypuszczaliście, że samo rozpoczęcie e-maila, i to zwrotem grzecznościowym, może zostać potraktowane tak niewłaściwie, że nie otrzymacie żadnej odpowiedzi? Czy wypada dyskwalifikować kogoś tylko dlatego, że zaczął wiadomość od niewłaściwego sformułowania? Czy nie jest to niegrzeczność? W nawiązaniu do poprzedniego wpisu postanowiłam uzupełnić informacje na temat netykiety m.in. o sprawę Pana Rusinka.
Więcej...

Ostatnio dodane komentarze