Logo

Gdzie się podziała informacja zwrotna?

Zdjęcie do artykułu

Staram się pielęgnować w sobie spokój, cierpliwość i tolerancję. Dążę do tego, by zachowywać minimum obiektywizmu i przyjmować ze zrozumieniem inną perspektywę, podejście odmienne od mojego (także w zakresie dobrych manier). Niestety pomimo wielu intensywnych starań czasem trudno przychodzi mi akceptacja i po prostu się nie godzę….

 

 

I to nie pierwszy raz. Zagadnienie, które za moment poruszę pojawiało się już na blogu i cieszyło sporym zainteresowaniem. Zakładam, że w konsekwencji przyniosło pewne efekty i zmianę, ale nie wszędzie naturalnie. Do jego przypomnienia skłoniły mnie moje osobiste doświadczenia i jak domniemuję, po lekturze niniejsze artykułu, okaże się, że nie tylko moje. Prawdopodobnie wielu z nas doświadczyło podobnych sytuacji i na ich twarzach pojawił się w związku z tym grymas – jeśli nie nic więcej.

 

Powrócę zatem do sedna – do bardzo ważnego i powtarzanego jak mantra hasła „informacja zwrotna”. Oczekujemy jej w trakcie rozmowy bezpośredniej, gdy komunikujemy się z drugą osobą na Facebooku, podczas rozmowy telefonicznej, wysyłając sms-a i list. Jest tak również wtedy, gdy kierujemy do kogoś e-mail – szczególnie taki opatrzony w jakieś zapytanie. W końcu każdy komunikat ma, co do zasady cel. A skoro pojawia się cel, to naturalnie oczekiwany jest także jego efekt. I taką drogą dedukcji powracam do tematu netykiety, a dokładniej kultury komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z tym, że dzisiejsze ujęcie oprę na perspektywie tytułowej informacji zwrotnej. Nie potrafię, bowiem zaakceptować jednostronności komunikacji…

 

Podstawą kulturalnej elektronicznej wymiany zdań i informacji jest szacunek i wzajemne zrozumienie między nadawcą i odbiorcą, które wyrażane są poprzez stosowną formę, odpowiednie słownictwo oraz niejako sposób reagowania na pojawiające się komunikaty. W konsekwencji liczy się wiele elementów: zwroty grzecznościowe, stylistyka, dobór słów, zasady ortografii i językowa poprawność. Nie bez znaczenia pozostaje także czas na udzielenie odpowiedzi, choć niekiedy liczy się także sam fakt, że odpowiedź w ogóle nastąpiła.

 

Wydawać by się mogło że e-mail to tylko e-mail – szybki i wygodny sposób na uzyskanie informacji i dotarcie do danej osoby. Bez specjalnych wymogów i warunków do spełnienia, ale to tylko pozornie prawdziwe założenie, gdyż według mnie należy traktować go nie inaczej niż tradycyjny list na papierze, albowiem coraz mocniej przejmuje on jego rolę. Winien zatem być równie starannie traktowany.

 

Zanim jednakże skupimy się na jego formie kluczowe jest zwrócenie uwagi na potrzebę, a może dosłowniej konieczność, udzielania informacji zwrotnej. Gdy otrzymujemy e-mail winniśmy na niego odpowiedzieć, szczególnie jeśli ktoś kieruje w nim do nas zapytanie. To bezwzględny wymóg, choć wolałabym wierzyć, iż jest to po prostu dobry obyczaj, nad którym nie ma się co zastanawiać i deliberować. A jak się okazuje jest co rozważać.

 

Zwyczajowo na odpowiedź dysponujemy czasem maksymalnie do 3 dni od otrzymania wiadomości, jednakże może zdarzyć się, że ktoś skierował do nas prośbę o pilną realizację, bądź po prostu wskazał oczekiwany termin. W takiej sytuacji w dobrym tonie będzie zrealizowanie takiej prośby. Gdyby jednak z jakiś powodów okazało się, że nie jest to możliwe z naszej strony (np. e-mail zwrotny wymaga  zgromadzenia dużej ilości danych) znakomitym i uprzejmym rozwiązaniem będzie  krótka wiadomość wyjaśniająca zaistniałą sytuację ze wskazaniem terminu przesłania przez nas pełnej odpowiedzi. Taka prosta czynność zapewni komfort obydwu stronom korespondencji.

 

Co więcej, w moim odczuciu, bardzo miłym i serdecznym gestem jest praktyka odpowiadania na e-maile w ogóle, także w sytuacjach, w których mogłoby wydawać się to zbędne i niekoniecznie potrzebne. Proste „dziękuję” jako reakcja na otrzymany załącznik lub informacje, na które z kimś wcześniej się umówiliśmy, to nic innego jak wyraz dobrego wychowania. Ponadto jest to po prostu potwierdzenie faktu otrzymania przez nas wiadomości, dzięki czemu nadawca nie będzie maił wątpliwości, iż komunikat do nas dotarł. To zwyczajnie użyteczne i wygodne rozwiązanie.

 

Pominięcie odpowiedzi będzie natomiast dopuszczalne w kilku sytuacjach. Mianowicie, gdy:

  • nadawca wyraźnie wskaże, iż nie oczekuje od nas odpowiedzi;
  • otrzymujemy wiadomość kierowaną do wielu odbiorców o charakterze promocyjnym i marketingowym, która nie zawiera zapytania, a jedynie ofertę/treść reklamową;
  • finalizujemy korespondencję e-mailową trwającą już jakiś czas i jedna ze stron decyduje o jej zakończeniu.

 

 

Generalnie jednak kluczowe jest pielęgnowanie pamięci o informacji zwrotnej i uświadomienie sobie jej znaczenia. Zastanówmy się bowiem, czy sami, gdy jesteśmy nadawcami komunikatu skierowanego do drugiej osoby w naturalny sposób nie zakładamy i po prostu nie oczekujemy, iż odpowiedź nastąpi? Czy nie doskwiera nam zniecierpliwienie, a na twarzach nie pojawia się złość lub rozgoryczenie, gdy po wysłaniu e-maila czekamy i czekamy, a informacja zwrotna nie przychodzi?

 

W dobrych manierach nie zawsze chodzi o wiele, najczęściej o przyjęcie prostej perspektywy: TRAKTUJ INNYCH TAK JAK SAM CHCIAŁBYŚ BYĆ TRAKTOWANY. Dbajmy zatem o stosowne postępowanie nie tylko w trakcie komunikacji elektronicznej. Niech będzie to nie tylko dobra praktyka, ale po prostu zwyczaj.

 

 

Uprzejmość nie kosztuje, a kupić może wszystko (Lady Mary Wortley Montagu).

 

 

 

PS. A w celu przypomnienia wskazówek z zakresu netykiety oraz moje własne doświadczenia i obserwacje zapraszam do lektury artykułu NETYKIETA CZYLI SZTUKA E-MAILOWANIA. Temat jest ciągle ważny i ciągle aktualny.

 

 

 

 

Fot. www.gratisography.com

 

 

Podobne wpisy

Netykieta czyli sztuka e-mailowania

Kiedyś miałam okazję prowadzić rekrutację uczestników pewnego projektu. Rekrutacja odbywała się na podstawie zgłoszeń przesyłanych drogą elektroniczną, czyli e-maila. Właściwie to nic ciekawego, lecz nie dodałam jeszcze, że ówczesna kreatywność kandydatów przeszła moje najśmielsze oczekiwania – poza absolutnie poprawnymi wiadomościami były też zdecydowanie zaskakujące… W związku z tym czy pisanie e-maili to sztuka?
Więcej...

Witam czy NIE witam Szanowną Panią/Szanownego Pana?

Przypuszczaliście, że samo rozpoczęcie e-maila, i to zwrotem grzecznościowym, może zostać potraktowane tak niewłaściwie, że nie otrzymacie żadnej odpowiedzi? Czy wypada dyskwalifikować kogoś tylko dlatego, że zaczął wiadomość od niewłaściwego sformułowania? Czy nie jest to niegrzeczność? W nawiązaniu do poprzedniego wpisu postanowiłam uzupełnić informacje na temat netykiety m.in. o sprawę Pana Rusinka.
Więcej...

Ostatnio dodane komentarze